COVID-19 zorgt voor een plotselinge en vooralsnog blijvende verschuiving van fysieke naar online evenementen. Geplande evenementen worden uitgesteld of aangepast naar ‘het nieuwe normaal’. Lees hier de tips van Het Debatbureau voor het organiseren van succesvolle online evenementen.
Verkort het programma
Online evenementen hebben een doelgroep die veelal deelneemt vanuit het eigen kantoor of vanuit huis. Dat betekent vaak minder aandacht en minder tijd voor je evenement: niet door een gebrek aan interesse, maar omdat mensen in een omgeving zitten met volop afleiding in de vorm van e-mail, gesprekken met collega’s, pakketbezorgers aan de deur of jonge kinderen die aandacht vragen. Zorg daarom voor een aangepast programma. Zo’n programma is in de eerste plaats vaak korter dan een face to face bijeenkomst. Deels is dit ingegeven door de setting: De presentatie van een rapport of andere publicatie heeft simpelweg geen halfuur inloop nodig met koffie en thee, en gaat juist direct van start op het aangegeven tijdstip.
Focus op je belangrijkste doelstelling
Een korter programma betekent een scherpere focus op je belangrijkste doelstelling. Zo besteed je de weinige beschikbare tijd en aandacht aan datgene waar het je om draait. Wil je een rapport presenteren? Zorg dan voor een sterk plenair programma met ruimte voor vragen vanuit het publiek. Wil je informatie ophalen? Zorg dan voor concepten zoals online break-out rooms met goede gespreksleiders. Wil je kennis overbrengen of zorgen dat de deelnemers nieuwe vaardigheden ontwikkelen? Zorg dan voor een programma dat ruimte biedt aan online leren en oefenen in kleine groepen.
Maak een plan voor interactie
Interactie is een essentieel onderdeel van een succesvolle online bijeenkomst. Een goed platform voor interactie zorgt ervoor dat deelnemers bij de les blijven en ruimte hebben om actief deel te nemen. Ze geven hun mening, stellen vragen of dragen actief bij aan de discussie door voorbeelden uit de eigen praktijk te delen. Hierdoor is je online evenement niet alleen aan het ‘zenden’ maar ook informatie aan het ophalen. Je bouwt hiermee meteen een band op met het publiek. Voor interactie zijn volop tools beschikbaar, van de welbekende chatfunctie voor kleine groepen op Zoom tot het diverse aanbod voor online polls en de koppeling met sociale media als Twitter. Veel van deze tools zijn gratis. Neem de interactie dus op in je planning zodat je de juiste tools kunt klaarzetten én gebruiken tijdens je evenement.
Zorg voor goede gespreksleiding
Het leiden van een online bijeenkomst vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Sprekers zijn niet altijd gewend om voor online groepen te spreken en moeten hierin begeleid worden. Het is ook moeilijker dan anders om interactie op gang te brengen en om deelnemers te verleiden om bij te dragen aan de discussie. Externe gespreksleiders zijn objectief en houden de doelstellingen voor je evenement scherp voor ogen. Een goede gespreksleider denkt op basis van jarenlange ervaring ook al in een vroeg stadium mee over het concept, de opzet van het programma en de keuzes rondom interactie. Neem contact op voor de mogelijkheden om hierin samen te werken met Het Debatbureau.
Zorg dat de techniek werkt
Online bijeenkomsten leunen zwaar op goed werkende techniek. Haperende filmpjes, wegvallend beeld of vertragingen in de verbinding leiden ertoe dat deelnemers afhaken. Zorg er daarom voor dat alles is getest en dat de juiste techniek aanwezig is om het evenement soepel te laten verlopen. Dat kan betekenen dat het waardevol is om een technisch partner in te huren. Zo’n partner zorgt er bijvoorbeeld voor dat sprekers professioneel worden gefilmd in een studiosetting, of zorgt dat er soepel wordt geschakeld tussen sprekers op verschillende locaties. Een goede technisch partner is het geld waard, zeker als je een ambitieus programma hebt.
Denk vanuit de deelnemer
Deelnemers hebben, net als bij een fysieke bijeenkomst, behoefte aan duidelijke informatie. Geef op je website en in je voorbereidende e-mails dus bij voorbaat de antwoorden op hun praktische vragen: Hoe laat begint het, welke link moet ik gebruiken, en wat wordt er van mij verwacht? Ook de eindtijd is belangrijk, en deelnemers verwachten ook dat het evenement niet uitloopt. Als er een specifieke bijdrage van deelnemers wordt verwacht is het goed om dit van tevoren te delen. Op die manier stel je de deelnemers in staat om opmerkingen voor te bereiden en een actieve bijdrage te leveren aan een succesvolle bijeenkomst.
Tot slot: Neem je online evenement serieus
Nu offline evenementen steeds minder vaak plaatsvinden, is je online bijeenkomst meer en meer het visitekaartje van je organisatie. Zorg dus voor een goede beleving voor alle betrokkenen, van sprekers en partners tot deelnemers en collega’s. Veel succes!
Neem contact op voor de mogelijkheden om samen te werken met Het Debatbureau voor uw online bijeenkomst.
